Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Plattform ist:

AI-Pex Solutions UG (haftungsbeschränkt) i.Gr.
Vertreten durch: Kurt Cotoaga
Bochum, Nordrhein-Westfalen, Deutschland
(vollständige Anschrift wird nach Handelsregistereintragung ergänzt)
E-Mail: kurt@cotoaga.ai

Abgrenzung: Diese Verantwortlichkeit bezieht sich auf die Plattform-Daten (Besucher, registrierte Personalberater). Für Kandidatendaten, die ein Personalberater hochlädt, verarbeitet AIpex im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

2. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung, Betrieb und Sicherheit der Website und der Webanwendung
• Registrierung, Verwaltung und Authentifizierung von Personalberater-Konten
• Erfüllung des Nutzungsvertrags mit registrierten Personalberatern (Bereitstellung der Matching-Funktionalität als Dienst)
• Kommunikation mit Nutzer:innen (z. B. system- und vertragsbezogene Benachrichtigungen)
• Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Registrierung, Kontoverwaltung und Bereitstellung des Dienstes gegenüber Personalberatern
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse: Betrieb, Sicherheit, Stabilität und missbrauchsverhindernde Protokollierung der Plattform
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung: gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

4. Kategorien personenbezogener Daten

• Stamm- und Kontaktdaten registrierter Personalberater (z. B. Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen)
• Zugangs- und Authentifizierungsdaten (Login-Kennungen, Session-Tokens)
• Nutzungs- und Protokolldaten (s. § 11 Besuchsanalyse)
• Kommunikationsdaten (Inhalt und Metadaten von Nachrichten an uns)

Kandidatendaten sind hier nicht aufgeführt — sie werden im Auftrag des Personalberaters verarbeitet (AVV).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (u. a. Hosting, Datenbank, KI-Inferenz, E-Mail-Versand). Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Subprozessoren — mit Zweck, verarbeiteten Daten, Speicherort und Transfergrundlage — finden Sie unter: aipex-recruiter.de/datenschutz/subprozessoren

6. Übermittlung in Drittländer

Einzelne Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten in den USA. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, stützen wir diese auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO — insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Beschluss 2021/914/EU) und, soweit einschlägig, eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework. Die datenbanksseitige Verarbeitung erfolgt in einer EU-Region (Frankfurt). Details und die jeweilige Transfergrundlage pro Dienstleister: siehe Subprozessor-Liste.

7. Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses, danach Löschung vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Handels-/steuerrechtlich aufbewahrungspflichtige Daten: gemäß den gesetzlichen Fristen aus § 257 HGB und § 147 AO (sechs bis zehn Jahre)
• Besuchsanalyse-Ereignisse (Hastings): 90 Tage, dann automatische Löschung
• Technische Protokolldaten (Server-Logs, Vercel): max. 30 Tage

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

9. Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung / KI-Scoring

Gegenüber den Nutzer:innen dieser Plattform (Besucher, registrierte Personalberater) findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Die KI-gestützte Funktion zum Abgleich und zur Bewertung von Bewerberprofilen („Matching/Scoring") betrifft Kandidatendaten, die ein Personalberater in eigener Verantwortung in die Plattform einstellt. Für diese Verarbeitung ist nach derzeitigem Stand der jeweilige Personalberater Verantwortlicher. Die Information betroffener Kandidat:innen — einschließlich der Hinweise zu automatisierter Entscheidungsfindung und zur Möglichkeit menschlichen Eingreifens — erfolgt durch den Personalberater.

11. Besuchsanalyse / Cookies

Besuchsanalyse (Hastings)

Auf den öffentlichen Seiten dieser Website erfassen wir anonymisierte Seitenaufrufe und Klicks auf Call-to-Action-Schaltflächen im Rahmen unseres berechtigten Interesses an der Weiterentwicklung und Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden ausschließlich eigene Server verwendet — keine Drittanbieter-Skripte, keine Datenweitergabe.

Wir verwenden eine sitzungsbasierte Kennung (Session-ID), die ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher des Browsers (sessionStorage) abgelegt wird und beim Schließen des Browser-Tabs unwiderruflich gelöscht wird. Es werden keine Cookies gesetzt, keine geräteübergreifende Nachverfolgung durchgeführt und keine IP-Adressen dauerhaft gespeichert. Erfasste Felder: aufgerufener Pfad, Herkunfts-Domain des Verweisenden (ohne Pfad oder Parameter), UTM-Kampagnenparameter, Land (aus Netzwerk-Header abgeleitet; die IP selbst wird nicht persistiert), Zeitstempel. Löschfrist: 90 Tage.

Da die Verarbeitung keinen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht von erheblichem Gewicht darstellt (keine persistente Kennung, keine Verknüpfung, keine Profilbildung), ist ein Einwilligungsbanner für diese Erfassung nicht erforderlich.

Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies (Session-Cookie für den eingeloggten Bereich, Sicherheits-Tokens). Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Besuchsanalyse jederzeit widersprechen: kurt@cotoaga.ai

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Anfragen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch) richten Sie bitte an:

kurt@cotoaga.ai